Heb je meerdere projecten lopen? Dan is dat al snel erg druk. Het is daarom handig om goede planningen en daarnaast ook duidelijke afspraken te maken. Zo voorkom je dat dingen vergeten worden en dat mensen zich niet aan de afspraken houden. Hieronder schrijf ik een paar tips om je projecten efficiënt te managen.
Maak een overzichtelijke planning
Maak voor jezelf een overzichtelijke en duidelijke planning. Stel deadlines op voor jou en je team. Zo krijg je overzicht over wat er moet gebeuren. Door de planning kun je ook gemakkelijk anderen controleren en op de hoogte stellen als er veranderingen zijn. Voor een goede planning kan het slim zijn om project portfolio management toe te passen. Dit houdt in dat je op een systematische en overzichtelijke manier verschillende dingen in kaart brengt. Denk hierbij aan deadlines, rapporten en afspraken die je hebt.
Houdt ontwikkelingen in de gaten
Om je project goed te kunnen managen kan het slim zijn om sommige taken uit handen te geven. Zo houdt je meer tijd over voor het aansturen en regelen van dingen achter de schermen. Belangrijk is dan wel om de ontwikkelingen in de gaten te houden. Leuk dat iemand anders het doet, maar dit moet dan wel gaan op jouw manier. En niet die van de persoon zelf. Doen zij dit wel ontstaan er discussies en eventuele andere problemen die voorkomen hadden worden.
Pdca is een goed middel om in de gaten te kunnen houden of alles nog goed verloopt. Door de manier van werken van de pdca kun je gemakkelijk problemen herkennen. Als iemand ergens tegenaan loopt kan diegene dit aangeven in de cyclus. Zo kun je gemakkelijk zien waar de knelpunten zitten en waar je dus moet helpen.
Hierdoor manage je je tijd goed en werk je efficiënt aan je projecten. Dit is vooral heel fijn als je meerdere projecten tegelijk hebt. Door de overzichtelijke grafieken en cyclussen kun je gemakkelijk zien wat waarbij hoort. Zo voorkom je dat het een grote chaos wordt en dat je dingen regelt voor de verkeerde opdrachtgever. Dat zou natuurlijk super zonde zijn.
Regel een back-up plan en voorkom problemen
Wat ook slim kan zijn is om een back-up plan te verzinnen. Mocht iets niet lopen zoals jij het wilt hoef je niet snel snel dingen aan te passen in de hoop dat alles goed komt. Door een back-up plan weet je namelijk wat je moet doen en hoe je dit aanpakt. Zo voorkom je dat je project in de soep loopt. Bovendien is dit ook fijn voor de opdrachtgever.
Het kan ook slim om een soort risicoanalyse te maken. Hierin staan verschillende scenario’s beschreven wat er tijdens het project fout of anders kan gaan als wat in eerste instantie werd overzien. Doordat je al hebt nagedacht over andere oplossingen is er op het moment zelf geen paniek. Je kunt makkelijk anticiperen en vertrouwen op het back-up plan dat je voor jezelf hebt geregeld. Erg handig dus om te hebben.